Our Privacy policy (translation of our Privacyverklaring in English) can be found below the following Dutch version.
PRIVACYVERKLARING
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.
PRIVACYBELEID SUZANNE VIGUURS (SV)
SV is een administratief en secretarieel dienstverlener die diensten aanbiedt aan personen en ondernemingen. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij daarbij samen met instanties, andere organisaties of bedrijven.
Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat:
- Wij duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
- Wij het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Wij u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming te geven om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
- Uw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
- Wanneer wij uw gegevens delen, wij afspraken maken met derde partijen om er o.a. voor te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
- Wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
- Wij uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.
Indien u naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens.
Telefonisch : +31 (6) 2046 9027
E-mail : [email protected]
Post : Suzanne Viguurs, postbus 371, 5700 AJ Helmond
GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS
Bij het verstrekken van een opdracht aan ons zult u ons de hiervoor benodigde informatie toesturen. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken niet altijd alle onderstaande gegevens. Dat is namelijk afhankelijk van welke diensten wij aan u verlenen.
PERSOONSGEGEVENS
Afhankelijk van de diensten die wij aan u verlenen, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
- NAW-gegevens
- Bedrijfsgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Functie
- Geboortedatum/leeftijd
- Geslacht
- Burgerservicenummer
- Burgerlijke staat
- Kopie paspoort / identiteitsbewijs
- Nummer identificatiedocument
- Geboorteland
- Nationaliteit
- Curriculum Vitae
- IBAN en overige bankgegevens
- Samenstelling huishouden
- Arbeidsovereenkomst
- Loonheffingsverklaring
- Financiële gegevens
DOELEINDEN
Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van welke diensten wij aan u verlenen):
- Om uw identiteit te kunnen verifiëren;
- Om overeenkomsten en overige juridische documenten op te kunnen stellen;
- Om administraties te kunnen voeren door middel van gebruik van administratie software;
- Om financiële rapportages op te kunnen stellen;
- Om belastingaangiften op te stellen en in te dienen bij de (Nederlandse) Belastingdienst door middel van gebruik van fiscale software of de website van de Belastingdienst;
- Om teruggaaf van buitenlandse bronbelasting te kunnen aanvragen bij buitenlandse belastingdiensten door middel van gebruik van de websites van die belastingdiensten;
- Naleving verplichtingen Wwft en Sanctieregelgeving;
- Om met u te communiceren door middel van het verzenden van e-mail, post en/of nieuwsbrieven of via sociale media.
VERSTREKKING AAN DERDEN
Wij geven de door u verstrekte gegevens door aan derden, als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van opdracht. Wanneer wij uw gegevens aan een derden verstrekken, zorgen wij er o.a. (met een overeenkomst) voor dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat uw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is.
BEVEILIGEN EN BEWAREN
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Zo maken wij gebruik van beveiligde netwerkverbindingen en beveiligde accounts op persoonsniveau. Dat wil zeggen dat de verbinding tussen u en ons beveiligd is. Verder zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang dat nodig is om de door uw gevraagde dienst te leveren. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht.
WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd, zodra deze gereed is.
Uw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor ander doeleinden.
Het is aan te raden om de meest recente versie van onze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.
INZAGE EN WIJZIGEN VAN UW GEGEVENS
U heeft het recht op inzage en wijzigen van uw gegevens. U kunt hiertoe contact opnemen via de volgende gegevens.
Telefonisch : +31 (6) 2046 9027
E-mail : [email protected]
Post : Suzanne Viguurs, postbus 371, 5700 AJ Helmond
AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS
Natuurlijk helpen wij u graag verder indien u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens https://www.autoriteitenpersoonsgegevens.nl/.
INWERKINGTREDING
Deze (vernieuwde) privacyverklaring is inwerking getreden op 5 mei 2021.
_______________________________________________
PRIVACY STATEMENT
In this privacy statement we explain which personal data we collect and use and for which purpose we collect and use it for. We recommend you to read this statement with care.
PRIVACY POLICY SUZANNE VIGUURS (SV)
SV is a company which is rendering administrative and secretarial services to individuals and companies. In doing so we process privacy-sensitive information, also called personal data. In some cases we work together with institutions, other organizations or companies.
We think it is of great importance that personal data are handled with care. Personal data are therefore carefully processed and secured by us. We adhere to the requirements of the privacy legislation. This means for example, that:
· We clearly mention for which purposes we process personal data. We do this
through this privacy statement;
· Collecting personal data will be limited to the personal data that are required
for the purposes for which they will be processed;
· We will first ask you to authorize us to process your personal data in
situations that require your specific authorization;
· We will not provide your personal data to third parties, unless it is required to
render the requested service or in case we are required by law;
· In case we share personal data, agreements will be made with third parties to
o/a make sure that the personal data will not be used for other purposes;
· We will take appropriate security measures to protect your personal data and
that same will be required from third parties who process personal data on
our behalf;
· We respect your right to provide to you your personal data for inspection,
correction or deletion.
In case you wish to contact us with regard to this privacy statement, you can contact us:
Phone : +31 (0) 2046 9027
Email : [email protected]
Regular mail : Suzanne Viguurs, P.O. Box 371, 5700 AJ Helmond, The Netherlands
USE OF PERSONAL DATA
As you are providing an assignment to us, you need to provide us with the required information. This can be personal data. Not all of the personal data mentioned below will be used at all times. This will depend on the kind of services we are providing to you.
PERSONAL DATA
Depending of the services we are providing to you, we might process the following personal data from or about you:
· Name and address
· Company details
· Phone number
· Email address
· Position
· Date of birth/age
· Gender
· Tax Identification number
· Marital status
· Copy of passport / ID
· Number of ID document
· Country of birth
· Nationality
· Curriculum Vitae
· IBAN, bank account number and other bank details
· Family composition
· Employment agreement
· Financial details/information
PURPOSES
We process the above-mentioned personal data for one or more of the following purposes (depending of the kind of services we provide to you):
· To verify your identity;
· In order to prepare agreements and other legal documents;
· To keep records by using our bookkeeping software;
· To prepare financial reports;
· To prepare tax filings and to file them at the Dutch Tax Authorities (DTA) by
using our tax software or the website of the DTA;
· To claim foreign withholding tax at foreign Tax Authorities by using the
websites of those Tax Authorities;
· To comply with the obligations of the Money Laundering and Terrorism
Financing Act (Wwft) en Sanctions regulations;
· In order to communicate with you by sending of emails, regular mail and/or
news letters or through social media.
DISCLOSURE TO THIRD PARTIES
We will forward the personal data provided by you to third parties, in case this is required for the executing of the assignment. In case we forward your personal data to third parties, we ensure that o/a (laid down in an agreement) your personal data will not be used for other purposes. We will also agree that your personal data will be removed as soon as the personal data are no longer necessary.
Furthermore, we will not forward the personal data provided by you to third parties, unless this is legally required or permitted.
PROTECTION AND RETENTION
We take suitable safety measures to reduce abuse of and unauthorized access to your personal data. For this purpose we o/a use secured network connections and secured accounts on a personal level. This means that the internet connection between you and us is secured. Furthermore, we make sure that only the necessary persons have access to the personal data and that our security measures are being checked on a regular basis. We will no longer store the personal data than required. This means that we store the personal data as long as is necessary to execute the service requested by you. Excluded are personal data that we need to store for legal purposes.
ADJUSTMENTS OF THIS PRIVACY STATEMENT
From time to time this privacy statement can be adjusted. Adjustments will be published on our website as soon as they are completed.
Your personal data will never be used for other purposes without your permission.
It is recommended to consult the most recent version of our privacy statement (Privacyverklaring), in order to stay informed of any adjustments.
VIEW AND ADJUSTMENT OF YOUR PERSONAL DATA
You have the right to view and adjust your personal data. For this purpose you can contact us as follows:
By phone : +31 (6) 2046 9027
By email : [email protected]
By regular mail : Suzanne Viguurs, P.O. Box 371, 5700 AJ Helmond, The Netherlands
DUTCH DATA PROTECTION AUTHORITY (AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS)
Of course we will help you in case you have any complaints about the processing of your personal data. In case you nevertheless cannot come to an agreement with us, you have the right under the privacy legislation to file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Authoriteit Persoonsgegevens). For this purpose you can contact the Dutch Data Protection Authority (Authoriteit Persoonsgegevens) at: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.
DATE OF APPLICATION
This (updated) privacy statement is effective as of 5 May 2021.