ADMINISTRATIE
Hoe zet ik een praktische financiële administratie op?
1. Open een aparte bankrekening voor je gastouderwerkzaamheden
2. Betaal kosten zoveel mogelijk met pin of via de bankrekening
3. Stop alle bonnen en facturen achter het bankafschrift
4. Bewaar de contante en overige bonnen in een map, op datumvolgorde
Welke ondernemerskosten voor de gastouder zijn er?
Denk hierbij onder andere aan kosten voor:
· bemiddeling van het gastouderbureau
· eten en drinken van de opvangkinderen
· schoonmaakmiddelen
· gereden kilometers
· representatie
· administratie
· energie
· advertentie
· studie (waaronder ook herhaling EHBO)
· speelgoed, box, kinderwagen
· website
· aanschaf computer/printer
· aanvraag VOG
· ondernemersverzekeringen
Bewaarplicht administratie
Voor ondernemers is er een bewaarplicht van de administratie van zeven jaar. Particulieren zijn niet verplicht om hun administratie te bewaren, al is dat wel verstandig. De Belastingdienst mag namelijk tot vijf jaar terug correcties aanbrengen en dan is het handig om bewijsmateriaal voor handen te hebben.
Wat moet er worden bewaard?
In ieder geval het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopfacturen, registratie van de voorraad en de loonadministratie. Denk hierbij ook bijvoorbeeld aan de urenadministratie als het gaat om ondernemers in de sfeer van de inkomstenbelasting.
Hoe moeten de stukken bewaard worden?
De bewaarplicht schrijft voor dat gegevens in hun originele staat moeten worden bewaard. Zijn facturen op papier aangeleverd, dan moeten ze ook op papier bewaard worden. Een factuur die je als ondernemer per e-mail ontvangt moet je digitaal bewaren. Dat is immers het origineel. Uitprinten en in een ordner stoppen is dus niet juist. Er komt nog iets bij: als je een digitale factuur opslaat, dien je ook de e-mail die de factuur als bijlage heeft op te slaan.